Veröffentlicht am 06.09.2016
Aufgrund der Vorgaben des
Versorgungsstärkungsgesetzes sind
ab Januar 2017 alle Ärzte verpflichtet ausschließlich Software einzusetzen, deren internes Prüfprozedere formal korrekt ausgestellte Verordnungen verspricht - wir berichteten:
Prüfpflicht des Heilmittelerbringers und Erleichterung ab 2017 Den eigens dazu erstellten Anforderungskatalog der Kassenärztlichen Bundesvereinigung für solch eine Software, der die Grundlage für formalistisch richtig ausgestellte Heilmittelverordnungen bildet,
ist hier einsehbar.
Der Katalog gibt insbesondere die folgenden Funktionen verbindlich vor, die jede Arztsoftware ab dem 01.01.2017 erfüllen muss:
- Es muss ein für den Softwareanwender (also den Arzt und seine Medizinischen Fachangestellten) verständliches Benutzerhandbuch zur Verfügung stehen.
- In der Grundeinstellung der Software selbst darf keine Vorbelegung -wie z.B. eine konkrete Frequenzangabe oder die Angabe, dass es sich um eine Folgeverordnung handelt- erfolgen. Vorbelegungen von Feldern sind nur vom Softwareanwender und somit vom Arzt oder seiner Medizinischen Fachangestellten selbst aktiv vorzunehmen.1
- Werbeeinblendungen dürfen den Ausstellungsvorgang einer Verordnung nicht unterbrechen
- Einbindung der Heilmittel-Stammdatei, die elektronisch den Heilmittelkatalog darstellt, dessen Daten durch den Anwender nicht verändert werden dürfen.
- Anzeigemöglichkeit der jeweils aktuellen Heilmittelrichtlinie sowie des Heilmittelkataloges und sämtlicher dazugehöriger Anlagen
- Einbindung der ICD-10-GM-Stammdatei der KBV. Die Datensätze dieser Stammdatei dürfen vom Anwender nicht verändert werden können, um die Angabe eines gültigen ICD-10-GM-Codes auf der Heilmittelverordnung sicher zu stellen. Die KBV greift bei dieser Stammdatei auf die Daten des DIMDI zurück.
- Die Software hat die Informationen über besondere Verordnungsbedarfe - bislang und bis Ende 2016 noch bundeseinheitliche Praxisbesonderheiten genannt- sowie über die Diagnosen zum langfristigen Heilmittelbedarf in unveränderbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies wird über die Informationen der sogenannten BVB-/LHM- Stammdateien sichergestellt.
- Der Anwender muss die Möglichkeit haben in der Software für einen Patienten eine oder mehrere langfristige Genehmigungen zu hinterlegen. Die Genehmigung muss bei Wechsel der Krankenkasse jedoch erlöschen, da diese nur krankenkassenspezifisch gilt.
- Die Software muss die ausgestellten Heilmittelverordnungen patientenbezogen dokumentieren. In diesem Rahmen müssen noch nicht genutzte Verordnungen mit Blick auf eine Wirtschaftlichkeitsprüfung auch wieder storniert werden können.
- Die KBV geht davon aus, dass viele Anwender bei Folgeverordnungen oder einer erneuten Verordnung für den gleichen Patienten auf eine Vorverordnung zurückgreifen wollen und implementiert daher diesen Vorgang. Das impliziert zwar eine erhöhte Formfehlerwahrscheinlichkeit, vereinfacht den Ausstellungsprozess jedoch deutlich.
- Der Anwender muss vor dem drucken oder speichern einer Verordnung darauf hingewiesen werden, wenn die Verordnung nicht vollständig ausgefüllt ist. Der Anwender hat dennoch die Möglichkeit auch unvollständig ausgefüllte Verordnungen auszudrucken, da eine handschriftliche Befüllung in Einzelfällen zulässig ist, z.B. im Falle von Hausbesuchen oder aber die Beendigung des Vorganges der Verordnungsausstellung zu ermöglichen.
- Für die Geltendmachung von bestimmten besonderen Verordnungsbedarfen (vormals Bundeseinheitliche Praxisbesonderheiten genannt) ist in der Software die Eintragung eines zweiter ICD-10-Code zu ermöglichen.
- Bei der Ausstellung einer Heilmittelverordnung ist immer eine Diagnosegruppe bzw. ein Indikationsschlüssel anzugeben.
- Die Freitextangaben bei den ICD-10-Codes müssen überschreibbar sein, um auf diesem Wege dem Leistungserbringer für die Behandlung des Patienten wichtige Befunde und Informationen übermitteln zu können.
- Auswahl zwischen "Erstverordnung“, „Folgeverordnung“ oder „Verordnung außerhalb des Regelfalles". Es muss immer genau ein Feld ausgewählt werden. Die gleichzeitige Auswahl mehrerer Felder ist in der Software nicht möglich.
- Eine Vorbelegung des Feldes „Folgeverordnung“ oder des Feldes „Verordnung außerhalb des Regelfalles“ kann erfolgen, jedoch während der Ausstellung noch verändert werden.
- Verordnungen auf Grund eines langfristigen Heilmittelbedarfes können unmittelbar als „Verordnung außerhalb des Regelfalles" gekennzeichnet werden, ohne den Regelfall tatsächlich durchlaufen zu haben.
- Wählt der Anwender „Erstverordnung“ aus, prüft die Software, ob für diesen Patienten eine Vorverordnung für dieselbe bzw. eine jeweils verwandte Diagnosegruppe und den gleichen dreistelligen ICD-10-GM-Code besteht.
Verwandte Diagnosegruppen sind:
WS1/WS2
EX1/EX2/EX3
AT1/AT2
LY1/LY2/LY3
SB4/SB5
Ist für den Patienten eine Vorverordnung für dieselbe bzw. eine jeweils verwandte Diagnosegruppe und dem gleichen dreistelligen ICD-10-GM-Code dokumentiert, zeigt die Software folgenden Hinweis:
„Das behandlungsfreie Intervall von 12 Wochen ist zu beachten. Maßgeblich ist das Datum der letzten Behandlung beim Heilmitteltherapeuten.“ Andernfalls müsste eine Folgeverordnung oder eine Verordnung außerhalb des Regelfalls ausgestellt und ggf. bei verwandten Diagnosegruppen der Indikationsschlüssel gewechselt werden.
- Die maximale Verordnungsmenge darf im Regelfall bei der Befüllung nicht über- aber unterschritten werden.
Eine Vorbelegung der Verordnungsmenge ist zulässig. Diese Vorbelegung kann der Anwender während der Verordnung entweder überschreiben oder überspringen.
Wird neben einem „vorrangigen Heilmittel“ oder einem „optionalen Heilmittel“ ein „ergänzendes Heilmittel“ verordnet, darf die Verordnungsmenge des „ergänzenden Heilmittels“ die Verordnungsmenge des „vorrangigen Heilmittels“ oder des „optionalen Heilmittels“ nicht überschreiten.
Werden bei der Verordnung von Ergotherapie mehrere „vorrangige Heilmittel“ gleichzeitig verordnet, darf deren Gesamtsumme die maximale Verordnungsmenge laut Heilmittelkatalog nicht überschreiten.
Bei der Höhe der Verordnungsmenge bei Verordnungen außerhalb des Regelfalls gibt es noch Verhandlungsbedarf.Der Arzt wird nämlich bei allen Verordnungen außerhalb des Regelfalles, die eine Frequenz von größer gleich 1 vorsehen, den Hinweistext erhalten:
„Die Verordnungsmenge bei Verordnungen außerhalb des Regelfalls ist in Abhängigkeit von der Behandlungsfrequenz so zu bemessen, dass mindestens eine ärztliche Untersuchung innerhalb von 12 Wochen nach der Verordnung gewährleistet ist.“
Verordnet der Arzt dann außerhalb des Regelfalles z.B. 24 Einheiten mit einer Frequenz von 1-2, oder 2 oder eben 3, womit eine ärztliche Untersuchung innerhalb von 12 Wochen gewährleistet wäre, erhielte er dennoch diesen Hinweis.
Nach zweimaligem schriftlichen wie persönlichem Hinweis an die zuständigen Sachbearbeiter der KBV, wird dieses Thema noch einmal in der nächsten Besprechungsrunde zwischen GKV-Spitzenverband und KBV erläutert.
Es kann jedoch die Vermutung aufkommen, dass der GKV-Spitzenverband im Interesse einer daraus resultierenden niedrigeren Verordnungsmenge diesen Softwarefehler präferiert.
- Bei der Frequenzangabe wird auf die Frequenzempfehlung des Heilmittelkataloges abgestellt. Das Feld ist vorbelegbar.
- Bei der Abfrage, ob ein Hausbesuch notwendig ist, kann nur immer ein Feld nämlich Ja oder Nein ausgewählt werden. Eine Vorbelegung ist möglich.
- Selbiges gilt für die Abfrage ob ein Therapiebericht verfasst werden soll.
- Eine Auswahl des Feldes „Gruppentherapie“ wird von der Software unterbunden werden, wenn das vom Anwender ausgewählte „vorrangige Heilmittel“ oder „optionale Heilmittel“ nicht für eine Gruppentherapie geeignet ist. Die Fehlerwahrscheinlichkeit ist damit nicht gänzlich ausgeschlossen, jedoch reduziert. Eine Vorbelegung ist auch hier möglich.
- Spätester Behandlungsbeginn: Dem Anwender wird die Möglichkeit gegeben, im Rahmen der Verordnung das Feld „Behandlungsbeginn spätest. am“ mit einem Datum zu belegen, das zeitlich nach dem Verordnungsdatum liegt.
- Verordnungen mit einem besonderen Verordnungsbedarf oder eines langfristigen Heilmittelbedarfs:
Bei allen ICD-10-Codes mit einem besonderen Verordnungsbedarf oder eines langfristigen Heilmittelbedarfs, werden nach Auswahl dieser ICD-10-Diagnosen die Heilmittel-Diagnosegruppen gesondert gekennzeichnet, bei denen es sich um einen besonderen Versorgungsbedarf/langfristigen Heilmittelbedarf handelt.
Begründet die Verordnung einen besonderen Verordnungsbedarf, der der Einschränkung eines Akutereignisses unterliegt, wird dem Anwender die patientenbezogene Eingabe ermöglicht und bei weiteren Verordnungen angezeigt. Dieser Hinweis kann auch patientenbezogen eingegeben werden, ohne den Workflow zu unterbrechen. Selbiges Vorgehen gilt für weitere Kriterien, die vorliegen müssen um einen besonderen Verordnungsbedarf oder einen langfristigen Heilmittelbedarf zu begründen, wie die Angabe eines 2. ICD-10-Codes oder eine notwendige Altersangabe.
- Dem Arzt sind Verordnungen als besonderer Verordnungsbedarf und/oder langfristigem Heilmittelbedarf anzuzeigen. Sind zudem patientenspezifische langfristige Genehmigungen hinterlegt, sind Verordnungen als langfristig genehmigt zu kennzeichnen.
- Angabe einer medizinischen Begründung:
Wenn das Feld „Verordnung außerhalb des Regelfalls“ ausgewählt wurde, muss das Feld „Medizinische Begründung ausgefüllt werden. Wird das Feld nicht befüllt, wird folgender Hinweis gegeben: „Verordnungen außerhalb des Regelfalls bedürfen einer besonderen Begründung mit prognostischer Einschätzung. Bitte nehmen Sie eine Eintragung im dafür vorgesehenen Feld vor oder nutzen ein Beiblatt.“ Damit kann nicht jede unzureichende Befüllung verhindert, jedoch zumindest minimiert werden.
- Besonderheiten beim Muster 18 (Maßnahmen der Ergotherapie)
Die Auswahl der zur Verfügung stehenden Heilmittel wird in der Software gemäß dem ausgewählten Indikationsschlüssel entsprechend eingeschränkt, um im diesem Bereich fehlerhafte Angaben zu verhindern.
Bei Verordnung mehrerer vorrangiger Heilmittel ist hinter die Bezeichnung des Heilmittels die Verordnungsmenge anzugeben.
Die Summe der Verordnungsmengen aller gleichzeitig verordneten Heilmittel kann dabei die im Feld „Verordnungsmenge“ angegebene Menge der Behandlungseinheiten nicht übersteigen.
Im Falle der Verordnung eines zusätzlichen ergänzenden Heilmittels, müssen die vorrangigen Heilmittel in der oberen Zeile enthalten sein. Es wird damit die ausschließliche Angabe eines ergänzenden Heilmittels ohne Angabe eines vorrangigen Heilmittels verhindert.
Die Verordnung thermischer Anwendungen als ergänzende Heilmittel im Rahmen der Diagnosegruppen EN1 oder EN2 wird nur dann möglich sein, wenn als vorrangige Heilmittel „sensomotorisch-perzeptive Behandlung“ und/oder „motorisch-funktionelle Behandlung“ verordnet werden. In diesem Fall wird die Verordnungsmenge der thermischen Anwendungen die Höhe der als vorrangige Heilmittel verordneten Leistungen nicht übersteigen.
Der Arzt gibt im Rahmen der Verordnung im Feld „Diagnose mit Leitsymptomatik, ggf. wesentliche Befunde“ die Symptomatik gemäß Heilmittelkatalog an. Eine Auswahl der Symptomatik gemäß der Heilmittel-Stammdatei ist zu ermöglichen. Zudem wird dieser Text zu bearbeiten sein, da der Heilmittelkatalog nur eine beispielhafte Aufzählung enthält.
- Übersicht über die Anzahl von Verordnungen
Die Software hat eine Funktion, wonach der Anwender eine Übersicht seiner getätigten Verordnungen insgesamt und pro Patient erhält.
Die Verordnungsübersicht ist nach unterschiedlichen Zeiträumen gliederbar.
Eine Differenzierung zwischen Verordnungen, die auf langfristigen Heilmittelbedarf, auf besondere Verordnungsbedarfe und die auf keine der vorgenannten Kategorien entfallen, wird ermöglicht.
Es ist zudem eine Differenzierung zwischen Verordnungen innerhalb des Regelfalls und außerhalb des Regelfalls möglich.
Allerdings ist die Einbindung der Heilmittelvergütungspreisvereinbarungen nur optional.
Die automatische Berechnung des individuellen Arztbudgets ist an keiner Stelle vorgesehen.
Fehlerquellen bei der Verordnungsausstellung ergeben sich damit weiterhin da Pflichtangaben trotzdem ignoriert werden können, und damit unvollständige oder unrichtige Verordnungen ausgedruckt werden.
Summa summarum sind Formfehler trotz der integrierten Prüffunktion weiterhin möglich, die Wahrscheinlichkeit solcher Formfehler ist jedoch durch die hier benannten Vorgaben und Maßnahmen deutlich reduziert.
Die Prüfung jeder Heilmittelverordnung durch den Therapeuten
vor Therapiebeginn ist damit weiterhin notwendig, um Absetzungen zu verhindern.
Nutzen Sie hierfür zu Ihrer Sicherheit den BED-VO-Check.Wir werden zur Jahresmitte 2017 eine Umfrage unter Ergotherapeuten und weiteren Heilmittelerbringern durchführen, um die tatsächlichen Auswirkungen der Verordnungssoftwareprüfung festzustellen und bei einem unbefriedigenden Ergebnis entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.Bei Fragen zu diesem komplexen Thema stehen wir Ihnen immer gerne zur Verfügung.
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1 Auch wenn eine solche fest implementierbare Vorbelegung von Datenfeldern durch den Anwender für sich genommen bereits Formfehler provoziert, hat sich die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) dennoch für die Implementierung einer solchen Möglichkeit entschieden mit der Begründung den zeitlichen und bürokratischen Aufwand der Verordnungsausstellung dadurch im Gegenzug möglichst gering zu halten.
Bei Softwareaktualisierungen müssen die vom Arzt und seinen Mitarbeitern vorgenommenen Voreinstellungen daher zudem erhalten bleiben.
Eine zeitlich effiziente Verordnungsmöglichkeit ist damit für die KBV bedeutsamer als eine möglichst formfehlerfreie Verordnung. Beachten Sie auch unsere weiteren Artikel zu diesem Themenkreis: