Klärung von Missverständnissen in der Heilmittelbranche

Da wir in unserer Beratung hin und wieder mit angeblichen Aussagen von Dienstleistern aus der Branche konfrontiert werden, haben wir ein Informationsschreiben bzgl. ergotherapeutischer Leistungen und Abrechnungen an Anbieter von Praxisverwaltungssoftware und Abrechnungsdienstleistungen gesandt:

Mail an PVS-Anbieter und Abrechnungszentren der Heilmittelbranche

"Sehr geehrte Damen und Herren, 

wir haben großes Interesse daran, gemeinsam mit Ihnen für die Branche eine hohe Sicherheit für Verordnungsvergütungen zu schaffen - für Ihre Kund*innen ebenso wie für unsere Mitglieder. Dafür ist es aus unserer Sicht hilfreich, wenn wir auf einer möglichst einheitlichen Informationsgrundlage kommunizieren und unterschiedliche Aussagen frühzeitig miteinander abgleichen.

Immer mal wieder erreichen uns Aussagen bezüglich der Durchführung, Dokumentation und Abrechnung ergotherapeutischer Leistungen, die angeblich von PVS-Anbietern oder Abrechnungszentren so getroffen worden seien. 

Wir können und wollen nicht beurteilen, ob dies tatsächlich der Fall ist - in vielen Fällen liegen möglicherweise einfach Missverständnisse vor. Nichtsdestotrotz möchten wir im Folgenden einige dieser Punkte einmal aufführen, im Sinne einer Klarstellung und einheitlichen Kommunikation, von der am Ende alle Beteiligten profitieren können. 

Dauer von Verordnungen

Angebliche Aussage: „Zwischen erster und letzter Behandlung dürfen maximal 12 Wochen liegen.“

→ Bei Nicht-BLANKO-Verordnungen gibt es keine maximale Gültigkeitsdauer. Solange die Unterbrechungsfrist von 70 Tagen nicht überschritten wird, ist die Verordnung solange gültig, bis alle Einheiten erbracht wurden.
Die einzige Ausnahme bilden Verordnungen des Entlassmanagements, die spätestens 12 Tage nach der Entlassung abgeschlossen werden müssen.

BLANKO-Verordnungen sind ab Ausstellungsdatum 16 Wochen gültig, unabhängig von Unterbrechungen.

Unterbrechung bei BLANKO

Angebliche Aussage: „BLANKO-Verordnungen brauchen Unterbrechungskürzel“

→ §2 Abs. 6 BLANKO-Vertrag: „Eine Begründung der Unterbrechungen, die länger als 14 Kalendertage dauern, ist nicht erforderlich.“

Dokumentation von Maßnahmen

Angebliche Aussage: „Wiederholungszeichen auf der VO-Rückseite sind nicht zulässig.“

→ §5 Abs. 1 Ergotherapie-Vertrag: "... ab der 2. Zeile können identische Maßnahmen abgekürzt oder mit einem Wiederholungszeichen versehen werden ...". Auch bei BLANKO-Verordnungen sind Wiederholungszeichen zulässig, wichtig ist hierbei, dass die Minutenangabe für die Dauer der einzelnen Therapieeinheit in jeder Zeile stehen muss!

Angebliche Aussagen: „PFB ist keine zulässige Abkürzung.“, „psychisch-funktionell ist nicht ausreichend, es muss mind. Beh. dahinter stehen.“

→ Siehe Fragen-Antworten-Katalog des GKV-SV und der Ergotherapie-Verbände zum Ergotherapie-Vertrag, Frage 30. Die dort aufgeführten Abkürzungen (unter anderem "PFB" für psychisch-funktionelle Behandlung) sind als Beispiele zu verstehen, andere/ähnliche Abkürzungen sind ebenfalls zulässig. 

Angebliche Aussage: „FA muss ausgeschrieben werden." 

→ Vertraglich ist nicht vorgeschrieben, dass die Funktionsanalyse auf der Rückseite der Verordnung überhaupt dokumentiert und bestätigt werden muss. Insofern gibt es auch keine falschen Abkürzungen.

Angebliche Aussage: „Bei BLANKO sind keine Abkürzungen in der ersten Zeile zulässig.“

→ §2 Abs. 10 BLANKO-Vertrag: "...die abgegebene Leistung [wird] von der oder dem Leistungserbringenden auf der Rückseite der Verordnung verständlich, d.h. im Wortlaut oder mittels Abkürzungen [...] notiert."

Angebliche Aussage: „Termine, die am Samstag auf der VO-Rückseite eingetragen werden, werden abgesetzt“

→ Der Samstag ist arbeitszeitrechtlich ein normaler Werktag. Als angestellte*r Ergotherapeut*in ist also auch Samstagsarbeit möglich (siehe z.B.: §3 Abs. 2 BUrlG).
Selbstständige Ergotherapeut*innen fallen nicht unter das Arbeitszeitgesetz, dürfen also sogar an Sonn- und Feiertagen arbeiten. In einem solchen Fall empfehlen wir lediglich eine entsprechende zusätzliche Notiz auf der Verordnungsrückseite, um Rückfragen und Absetzungen zu vermeiden, z.B. „Therapie am Sonntag/Feiertag". 

Sofern Sie Ihrerseits Fragen oder Klärungsbedarf haben, kontaktieren Sie uns gerne, damit wir gemeinsam für die Belange der Heilmittelpraxen die größtmögliche Klarheit und Unterstützung bieten können."