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Informationen zur Digitalisierung im Zulassungsverfahren - Stufe 1 ab Januar - Stufe 2 ab Jahresmitte 2021

Veröffentlicht am 17.12.2020

Mit geplantem Start ab 04. Januar 2021 um 12.00 Uhr wird es ein Heilmittelportal derjenigen ARGEn Zulassung geben, welche in der Verantwortung der Ersatzkassen (vdek) stehen. 

Die von Primärkassen geführten ARGEn Zulassung (derzeit teilweise Baden-Württemberg, teilweise Bayern, Bremen/Bremerhaven, teilweise Rheinland-Pfalz, teilweise Saarland) sollen zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls an das digitale Heilmittelportal angeschlossen werden.

Das Portal wird über die bereits bestehende Webseite erreichbar sein:

Stufe 1 ab 04.01.2021:

Zugelassene Heilmittelerbringende finden im Infoportal sämtliche ihre Praxis betreffende bei den ARGEn Zulassung gespeicherte Daten online.

Auf diesem Weg ist auch die Anerkennung des neuen Rahmenvertrags möglich, allerdings erst ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens desselben. 
-> Derzeit (Stand 17.12.2021) befindet sich der Vertrag Ergotherapie im Schiedsverfahren und das genaue Datum des Inkrafttretens steht noch nicht fest. Wir werden Sie selbstverständlich informieren, sobald ein Schiedsspruch gefällt wurde.

Stufe 2 ab Jahresmitte 2021:

Ab Mitte 2021 wird das komplette Zulassungsverfahren auf digitalem Wege möglich sein. 

Nur noch digital?

Der Austausch über das Heilmittelportal wird der schnellere und komfortablere Weg sein. Das Portal ist auch auf die Bedienung an Tablets und Handy optimiert.
Gleichzeitig sind Zulassungsanträge und Informationsaustausch mit der jeweiligen ARGE Zulassung auch weiterhin auf den bisherigen Wegen möglich. 

Registrierung 

Zunächst ist eine personenbezogene Registrierung notwendig, für die folgende zwei Dinge zum upload benötigt werden:
  1. IK-Nummern-Bestätigung der ARGE-IK mit den aktuellen Daten, also identisch mit aktuellen Zulassungsdaten
  2. Vollmacht, sofern eine andere Person als der oder die Praxisinhabende sich registriert 
Eine Vorlage für die Vollmacht ist auf dem Heilmittelportal selbst enthalten -> oben rechts auf der Registrierungsseite 
Der oder die Praxisinhaber/in selbst muss sich nicht weiter legitimieren.

Nach dem Registrierungsvorgang erhält der oder die Registrierte
  • per Email einen Anmeldenamen (bestehend aus Vorname.Nachname gefolgt von einer zufällig generierten Zahlenfolge)
  • per Brief ein Passwort
Mit Anmeldenamen und Passwort können Sie sich dann einloggen und werden beim ersten Einloggen aufgefordert ein neues eigenes Passwort einzugeben, welches später auch jederzeit selbsttätig geändert werden kann. Sollte das Passwort verloren gehen, ist die ARGE Zulassung behilflich.

Diese Registrierung ist Personen-bezogen. Mit der entsprechenden Vollmacht können mehrere Personen die Informationen für eine Zulassung (mit einer IK-Nr.) einsehen und bearbeiten, also z.B. der oder die Praxisinhabende, Fachliche Leitungen, Angestellte sowie externe Dienstleister oder auch Personen Ihres Berufsverbandes. 

Zunächst ist der Entzug einer einmal erteilten Vollmacht nur händisch durch die ARGE Zulassung möglich. Kontaktieren Sie in einem solchen Fall also die ARGE Zulassung per Telefon, Mail oder postalisch. 

Eine einmal registrierte Person kann dann die Bearbeitung weiterer zugelassener Praxen oder Heilmittelbereiche anfordern, indem wieder die jeweilige IK-Nummern-Bestätigung der ARGE-IK und die ausgefüllte Vollmacht bezogen auf diese IK-Nr. hochgeladen wird. Die Freigabe wird dann zeitnah durch die ARGE Zulassung nach Prüfung erteilt.

Der oder die Praxisinhabende muss sich übrigens nicht selbst anmelden, sondern kann die Verwaltung ausschließlich anderen Personen übertragen oder weiterhin auf konventionellen Wegen die Informationen mit der ARGE Zulassung austauschen.

Noch in diesem Jahr wird ein Tutorial zum Registrierungsvorgang durch den vdek auf www.zulassung-heilmittel.de online gestellt.

Praxisdaten

Eingeloggte Personen haben Zugriff aus sämtliche bei der ARGE Zulassung gespeicherte Daten bezüglich der jeweiligen IK-Nummer, also z.B. Kontaktdaten, Mitarbeiterdaten, etc.

Hier können dann auch Änderungen vorgenommen werden, wie z.B. Mitarbeitermeldungen, Änderung von Kontaktdaten, etc.

ACHTUNG: Die hier hinterlegten Kontaktdaten inkl. Telefonnummer und email-Adresse werden automatisch an den GKV-Spitzenverband übertragen, welcher diese Informationen gemäß §124 Absatz 2 SGB V in der Liste aller zugelassenen Leistungserbringenden veröffentlicht. Achten Sie also in Ihrem eigenen Interesse darauf, dass die Daten stets aktuell sind. Empfehlenswert ist auch eine seriös klingende Email-Adresse.

Vertragsanerkennung

Sobald die Rahmenverträge in den einzelnen Heilmittelbereichen durch Einigung auf dem Verhandlungsweg oder ein Schiedsverfahren feststehen, werden diese auf dem Heilmittelportal anerkennbar sein. 

Die Anerkennung dieses jeweiligen Vertrages ist durch Anklicken zweier Felder (Kenntnisnahme der Vertrags und Anerkennung) mit anschließender Bestätigung erledigt.
Dies ist wie gesagt erst möglich, wenn die Vertragsinhalte feststehen, worüber wir Sie umgehend informieren werden. 

Bestätigung

Bei Vertragsanerkennung und auch jeder anderen Aktion im Heilmittelportal erhalten Sie eine Bestätigung im internen Postfach und das System verschickt zusätzlich automatisch eine Information darüber an die hinterlegte Email-Adresse, sodass Sie jederzeit Gewissheit und Nachweis über die durchgeführten Aktionen und Änderungen haben.

Jede Aktion bezieht sich immer nur auf EINE IK-Nummer. Sofern Sie also mehrere Praxen oder mehrere Heilmittelbereiche haben, führen Sie die Anerkennung der Verträge
sowie Mitarbeitermeldungen etc. jeweils für ALLE betreffenden IK-Nummern durch.

Technische Hotline zum Start

Zu Beginn des Heilmittelportals wird es eine Hotline zu technischen Fragen geben. Diese wird jedoch KEINE Auskünfte zu hinterlegen Inhalten geben können. 

Gerne stehen auch wir Ihnen bei Fragen rund um das neue Heilmittelportal zur Verfügung.
Ihr Team vom BED e.V.
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Auf unserer Webseite arbeiten wir teilweise sprachlich dem Duden entsprechend mit dem generischen Maskulinum. Dies bedeutet, dass die allgemein bekannte verallgemeinernde, grammatikalisch männliche Bezeichnung gewählt wird. Hiermit sind in jedem Fall Personen aller Geschlechter gleichermaßen gemeint.
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